De kracht van het woord “nee” (2)

‘Waarom doe je dit zo Mariska? In dit proces zitten zo veel open einden en risicofactoren dat het logisch is dat dit ten koste gaat van jullie marge, lees: winst’.

‘Ik weet het niet, dit doen we al jaren zo… Ja, eigenlijk weet ik het wel. Ik ben bang om klanten te verliezen, om omzet kwijt te raken. We hebben het al zo moeilijk en dan is iedere euro er één’. Ze staarde voor zich uit terwijl ze dit zei. Ze wist diep in haar hart dat dit niet de juiste manier was, dat het veel vaker fout ging dan zij wilde toegeven, maar ze zat gevangen in de “omzet-val” waarin veel ondernemen vast zitten: omzet is omzet, hoe, wanneer en hoeveel maakt niet uit, als we het maar mogen maken.

 

‘Nog een andere vraag Mariska: welke levertijd hanteer je voor de opdrachten?’.

‘Die van de aanvraag natuurlijk. Dat is toch logisch, ik wil graag tegemoet komen aan de wensen van de opdrachtgever, dat is onze service’. 

‘En dat krijgt Karel in de productie altijd op tijd weg?’. 

‘Nou nee, we leveren eigenlijk best vaak te laat omdat we teveel producten tegelijkertijd moeten produceren’. Het vervolg kon ik raden. ‘En dan moeten we natuurlijk nog korting geven om de klant tevreden te houden’. Mariska schrok van haar eigen woorden. Ze had in vijf minuten duidelijk had gemaakt waar het aan de voorkant al fout ging. Door deze manier van werken werd de marge steeds lager waardoor ze nog meer omzet ging aannemen om dit te compenseren, maar meer omzet leidde tot nog lagere marges. Tot de bodem zou zijn bereikt en er geen marge meer werd gemaakt. Dat zou niet lang meer duren. ‘Ok’, zei ik, ‘dit lijkt me duidelijk. Ik heb nog één slotvraag voor vandaag: ik heb hier jullie uittreksel uit de Kamer van Koophandel voor me liggen. Kun je me zeggen van wie het bedrijf is?’. Ze knikte, ze begreep het, het was hún bedrijf, niet van de klant noch van iemand anders. Ik gaf haar een opdracht voor het volgende overleg: stel voor jou en Karel vast aan welke criteria een opdracht zou moeten voldoen om optimaal te zijn qua soort werk, klant, marge en levertijd. Creëer de “meetlat” van het bedrijf!

 

Toen ik drie dagen later terug was bij hen ontving ik een A-4 met daarop vermeld de meetlat van hun bedrijf. Ze hadden in eenvoudige, heldere woorden uiteengezet welke uitgangspunten van (levens)belang waren voor het welslagen van een opdracht. Het hele proces hadden ze tegen het licht gehouden, van aanvraag tot factuur tot betaling. Twee kolommen stonden op papier, links de huidige gang van zaken en rechts de veranderingen plus uitbreidingen. Mariska lichtte het toe. ‘Als een aanvraag binnenkomt beoordeel ik eerst of deze compleet is, dus duidelijk is wat aangeboden moet worden qua grondstof en afwerking. Daarnaast moet er een duidelijk leesbare tekening zijn. Indien niet, dan gaat de aanvraag terug met het verzoek om aanpassing’. Daar was de eerste “nee”! ‘Is de aanvraag in orde, dan ga ik calculeren volgens bijgaand vast schema qua winstopslag e.d., daarna neem ik het met Karel door en lopen we langs onze planning qua doorlooptijd en leverdatum. Dat communiceer ik richting de klant. Indien het niet pas qua prijs of levertijd, dan maken we het niet’. De tweede “nee” in het proces. ‘Als de klant akkoord gaat moet hij de opdrachtbevestiging en de tekeningen ondertekenen voor akkoord. Zonder dat gaan we niet inkopen en aan de slag’. De derde “nee”.

‘Tenslotte gaan we streng toezien op de betalingen, bij orders boven € 500 moet 50% worden aanbetaald. Bij aflevering moet de pakbon worden afgetekend en bij kleinere orders moet gepind worden, andere facturen moeten na 7 dagen betaald zijn’. Dit was “nee” nummer vier. Mariska en Karel hadden de boel op de kop gezet en de juiste keuzes gemaakt. ‘We hebben het gisteren voor de eerste keer uitgeprobeerd bij een bestaande klant. Hij belde voor best wel een stevige order, zo uit de losse pols. Ik heb “nee” gezegd, zo doen we dat niet meer. Hij keek in het begin wel even verbaasd op, maar toen we het uitlegden heeft hij het proces precies zo gevolgd zoals wij wilden. De opdracht is getekend en vanochtend is de eerste 50% overgemaakt op onze rekening! Karel begint over 2 weken aan de opdracht en levert op de overeengekomen datum af”. Mariska was terecht trots over deze try-out en zij en Karel wisten dat deze verandering het fundament kon gaan leggen onder verbetering van hun resultaten. Diezelfde dag zijn alle vaste afnemers van de onderneming op de hoogte gebracht van de nieuwe werkwijze.

 

Na enige maanden terugkijkend hierop kan niet anders worden geconcludeerd dat het woord “nee” van cruciaal belang is geweest voor de redding van het bedrijf van Mariska en Karel. Zij hebben nee gezegd tegen alles wat niet aan hun standaarden en meetlat voldeed en zijn hierdoor vele malen sterker geworden, als bedrijf, maar meer nog als persoon. Zij hebben leren beseffen dat het hun leven is, hun bedrijf en niet dat van anderen. Telkens als zij ja zeiden tegen opdrachten om maar tegemoet te komen aan hun “omzet-verslaving” zeiden ze nee tegen zichzelf. Telkens als ze op wintersport gingen met vrienden (terwijl ze zich dit financieel niet konden veroorloven) zeiden ze nee tegen zichzelf. Zij hebben geleerd dat het woord nee een positieve lading kan hebben.

 

Vaak wordt omwille van van de lieve vrede, omwille van gezichtsverlies, omwille van “dit moet toch kunnen, we werken er hard voor”, zowel zakelijk als prive ja gezegd terwijl eigenlijk nee het antwoord zou moeten zijn. Zeg altijd nee tegen datgene dat niet bijdraagt aan het ultieme einddoel en zeg altijd nee tegen die zaken die je je niet kunt veroorloven. Dit geeft ruimte, zowel in tijd als in gedachten als in euro’s. Ruimte die nuttig besteed kunnen worden aan die zaken die er wel toe doen, zowel in zakelijk als prive opzicht.

 

Onderneem bewust!